Oplossingen van het terugdringen van
No Shows bij netwerkbijeenkomsten

Laten we allereerst vaststellen wat een No Show is voordat we een overzicht met oplossingen bieden. Volgens de aanwezigen was de meest gangbare definitie van een No Show: “Het niet verschijnen op een meeting waarvoor je je wel hebt aangemeld“. Onder de prettige leiding van Aart Hilhorst werd de discussie gestart door de deelnemers te vragen op welk specifieke vragen zij vanavond een antwoord wilden hebben. En deze vraag bleek vrij simpel: “Waarom meld je je wel aan, maar kom je niet en neem je  ook niet de moeite om je netjes af te melden?” En met deze vraag werd het kader geschetst en kon de discussie losbarsten.

Het ongenoegen en onbegrip komt bij veel netwerkorganisaties naar voren en met name vanwege het gemak waarmee potentiële deelnemers van netwerkbijeenkomsten zonder reden uitblinken door hun afwezigheid. Wat veel bezoekers zich waarschijnlijk niet realiseren, is dat er wel degelijk kosten worden gemaakt om een netwerkbijeenkomst te organiseren. En deze kosten zijn dan vaak voor rekening van de netwerkverenigingen. Een tendens die veel netwerkverenigingen treft en waar vanavond een duidelijk signaal werd afgegeven door de diverse aanwezigen.

“Uit onderzoek blijkt dat het aantal No Shows zal stijgen van 10% naar 20% in 2014,” stelt Rens Tanis. “Wij hebben in Nederland ongeveer 2300 netwerken die gemiddeld elke maand een bijeenkomst organiseren. Wanneer je rekent met een aantal van 50 deelnemers per bijeenkomst, dan realiseer je je om wat voor aantallen het gaat!” En daarmee is eigenlijk alles gezegd. Met zulke cijfers kun je niet meer om het probleem heen en daarom heeft Netwerkgids Nederland meer dan voldoende werk om netwerkverenigingen te helpen met het zoeken van een effectieve oplossing.

Het werd al vrij snel duidelijk dat de Waarom-vraag lastig te beantwoorden zou zijn, omdat mensen vaak diverse redenen hebben om te besluiten toch niet naar hun bijeenkomst te gaan. En wanneer al naar de reden gevraagd zou worden, zou het antwoord weinig bijdragen aan de oplossing van een No Show omdat de verwachting is dat er een zekere schroom bestaat waardoor iemand zich niet afmeldt en daarvoor achteraf een andere reden voor opgeeft. Ondanks deze conclusie leverde de discussie zeker een aantal interessante antwoorden op. Naast het gebrek aan opvoeding, waarden en normen bleek ook het besef dat de vrijblijvendheid van veel bijeenkomsten een grote bijdrage heeft aan het groeiend aantal (onaangekondigde) afmeldingen. Het organiseren van een “gratis” bijeenkomst heeft volgens velen te weinig waarde en vaak worden er geen directe consequenties verbonden aan het wegblijven zonder afmelden.

Deze bijeenkomst van Het Netwerk Gilde in Doorn had een meer constructief karakter en de deelnemers koppelden de conclusie aan de vraag “Hoe kunnen wij als netwerkorganisatie er voor zorgen dat iemand zich wel makkelijker durft af te melden?”, door te kijken wat je zelf kunt doen als netwerk om te zorgen dat de leden makkelijker hun intrinsieke motivatie zullen aanspreken zullen zij eerder wel komen dan niet. Daarnaast creëer als netwerkorganisatie een meer open cultuur waarin je makkelijk kunt aangeven dat je een keer geen zin hebt, omdat je liever iets anders doet. Dat was het startsein voor de persoonlijke discussies onder leiding van presentator Aart Hilhorst, waarin telkens twee andere deelnemers de voor- en tegenargumenten van een aantal oplossingen met elkaar bespraken.

In het onderstaande overzicht zijn ruim 80 verschillende oplossingen verzameld, waarvan enkele in meer detail zijn besproken. De ene oplossing is wat directer dan de andere, maar uit de discussies bleek dat een aantal verenigingen al goede resultaten hadden geboekt met het implementeren van de sommige oplossingen.

Zo heeft bijvoorbeeld het gebruik van sociale media een grote invloed op de bereikbaarheid van de leden en zorgt een medium als LinkedIn ervoor dat de leden voorafgaand aan de bijeenkomst een herinnering kunnen ontvangen. Tijdens de discussie in de achtertuin van het Jachthuis heeft zelfs iemand zijn achterban geraadpleegd via Twitter om zo een uitgebreider antwoord te vinden op de vraag hoe je nu het aantal No Shows kunt terugdringen. Een prachtig voorbeeld van hoe je als netwerkorganisatie dichter bij je leden kunt staan.